6 Risques et contrôle Contrôle Interne SAINT-GOBAIN DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021 251 Organisation du contrôle interne dans l’élaboration 2.6 et le traitement de l’information financière et comptable destinée aux actionnaires Les comptes individuels 2.6.1 de la Compagnie de Saint-Gobain (société mère) La Direction des Services Comptables remplit sa mission d’information financière des actionnaires, des partenaires et des tiers dans le cadre des obligations légales françaises. Elle s’appuie sur des normes et des principes en vigueur. Ces derniers sont les principes communément admis de la continuité de l’exploitation, de la permanence des méthodes, de l’intangibilité du bilan d’ouverture, du rattachement des charges aux produits, de l’indépendance des périodes et de la prééminence de la réalité sur l’apparence. L’organisation comptable 2.6.2 L’organisation comptable s’appuie sur les règles, méthodes et procédures décrites dans les notes de doctrine du Groupe. Elle assure le rapprochement et la justification de tous les comptes, et l’image fidèle des événements représentés. Elle a également un rôle de conseil pour appréhender, en amont, les conséquences comptables des événements et les changements de réglementations susceptibles d’affecter les comptes de la Compagnie. Le plan comptable est adapté aux besoins de classification des opérations et respecte le principe de l’importance relative. Il est lié au Système d’Information Financière du Groupe. Le contrôle interne 2.6.3 D’une part, le contrôle interne s’appuie sur les démarches récurrentes d’évaluation du processus d’élaboration de l’information comptable et financière. En effet, outre le contrôle du respect des procédures d’ordonnancement et de double signature de ses moyens de paiement sécurisés, la Direction des Services Comptables joue, en matière de contrôle interne, un rôle de garant du respect des responsabilités définies par la Direction du Groupe et formalisées par une structure de comptabilité analytique par centres de responsabilité appelés « centres de frais ». En particulier, les responsables de centres de frais reçoivent mensuellement les états leur permettant de vérifier la prise en charge des frais engagés sous leur signature, et de comparer les dépenses réelles du mois et cumulées, à celles prévues au budget initial. Un jeu de ces documents est communiqué en synthèse mensuellement à la Direction Financière et à la Direction du Groupe. D’autre part, des actions sont menées pour le renforcement du dispositif de gestion des risques comptables et de fiabilisation des comptes. À cet effet, les entités du Groupe sont soumises depuis 2016 à une procédure de Revue de Bilan appelé BSR – Balance Sheet Review encadrée par la Direction de la Gestion Financière du Groupe et visant à augmenter le niveau de contrôle des comptes par la Direction Financière de chaque entité. Les comptes consolidés 2.6.4 du Groupe Les comptes consolidés du Groupe sont établis par la Direction de la Consolidation et du Reporting Groupe. Cette Direction est chargée en outre de la mise à jour des procédures de consolidation, de la formation et de l’intégration des filiales dans le périmètre de consolidation, du traitement de l’information, de l’exploitation, de la maintenance et des développements de l’outil de consolidation et du Système d’Information Financière pour le Groupe et l’ensemble des Régions et SHP. Les normes du Groupe 2.6.5 La Direction de la Consolidation assure l’information et la formation périodique des filiales en liaison avec les Régions et SHP. Elle dispose pour cela d’un manuel de consolidation, de plusieurs guides d’aide à la saisie, d’un site Intranet et d’un outil de formation en ligne en français et en anglais. Elle diffuse mensuellement des instructions ciblées sur les nouveautés propres à chaque arrêté et les évolutions du reporting, des normes et procédures en liaison avec le département des Normes Comptables et Engagements de Retraite du Groupe. Chaque année, la Direction de la Consolidation assure des sessions de formation. Le traitement de l’information 2.6.6 et le contrôle des comptes Chaque filiale communique ses comptes selon un calendrier fixé par la Compagnie. Ils sont traités et contrôlés par la Direction de la Consolidation et par chaque Région et SHP. La Direction de la Consolidation revoit dans sa globalité les comptes du Groupe et procède aux ajustements nécessaires à l’établissement des comptes consolidés. Ces comptes sont diffusés tous les mois à la Direction Générale du Groupe. Les comptes consolidés sont ensuite contrôlés par le collège des Commissaires aux comptes qui applique les normes de la profession. Les outils de la consolidation 2.6.7 L’établissement des comptes s’effectue à l’aide d’un logiciel qui permet de disposer d’une base de données puissante, performante et hautement sécurisée, respectant la structure du Groupe. L’outil de consolidation est mis à jour régulièrement afin de garantir la pérennité du système d’information financière. En outre, une procédure d’accès hautement contrôlée garantit la sécurité du système et une revue complète des accès est réalisée une fois par an. Cet outil gère une base de données commune qui contient les données de l’ensemble des entités consolidées du Groupe. Il alimente un outil sécurisé de diffusion de l’information disponible sur l’Intranet du Groupe, à destination de la Direction du Groupe, des Directions de Région et SHP, assurant ainsi un contrôle interne des informations produites.
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